Conocimiento interno · 30 personas

Encontrar lo que la empresa ya sabe

Ejemplos ilustrativos con organizaciones tipo. No corresponden a clientes reales; las cifras son hipótesis, no resultados medidos.

690 h/año · Tiempo potencial recuperado

La organización

Una empresa de servicios de 30 personas tiene sus procedimientos repartidos entre carpetas compartidas, correos, documentos y conversaciones. Hay manuales, pero cuesta saber cuál está actualizado. Para encontrar una plantilla, tramitar una compra o recuperar lo acordado en un proyecto, el equipo acaba preguntando a las mismas dos o tres personas.

El reto

Encontrar la información lleva más tiempo que volver a preguntarla. Las interrupciones frenan a quienes mejor conocen la empresa; el resto pierde tiempo buscando documentos y reconstruyendo antecedentes. Incorporar a alguien nuevo exige explicar una y otra vez los mismos procesos.

Qué analizaríamos en el Estudio

1. Cuestionario por áreas: qué información necesita cada equipo y dónde la busca.
2. Entrevista con ejemplos en pantalla: localizar un procedimiento, preparar una reunión y resolver una duda interna.
3. Segunda vuelta para medir búsquedas, interrupciones y preparación de información.
4. Pruebas de herramientas para comprobar respuestas, fuentes, permisos y comportamiento ante documentos contradictorios.

Un asistente con respuestas comprobables

Propondríamos un asistente de conocimiento interno conectado únicamente a fuentes revisadas y autorizadas. Antes habría que retirar versiones obsoletas, revisar accesos y asignar un responsable de mantener cada procedimiento. Empezaríamos por el entorno que la empresa ya paga y elegiríamos la herramienta después de probarla con sus documentos.

El equipo podría preguntar:

• ¿Cómo se solicita una compra y quién debe aprobarla?
• ¿Dónde está la plantilla vigente para abrir un proyecto?
• ¿Puedes resumir las decisiones y tareas pendientes de este proyecto con enlaces a sus documentos?

El asistente debería mostrar las fuentes y avisar cuando falte información o encuentre contradicciones, para que cada respuesta se pueda comprobar.

Hipótesis de tiempo recuperado

• Búsquedas: 20 personas que pasan de diez a cinco minutos al día buscando procedimientos, plantillas y antecedentes: unas 383 horas al año.
• Dudas repetidas: tres responsables que pasan de veinte a diez minutos diarios respondiendo consultas internas: 115 horas al año.
• Resúmenes y traspasos: diez documentos semanales que pasan de cuarenta a quince minutos cada uno, incluida la revisión: unas 192 horas al año.

Son tareas distintas: no sumaríamos dos veces el mismo tiempo. El cálculo usa 46 semanas y cinco días laborables por semana.

Qué evitaríamos

Subir todas las carpetas a un chat sin revisar contenido y permisos: más documentos también pueden multiplicar los errores. En la primera fase tampoco permitiríamos que el asistente aprobase gastos o modificase registros.

Hoja de ruta propuesta a 90 días

1. Mes 1 · Ordenar y delimitar. Seleccionar los procesos más consultados y revisar documentos y permisos.
2. Mes 2 · Piloto. Probar con un equipo pequeño y registrar respuestas útiles, errores y preguntas sin resolver.
3. Mes 3 · Ampliar y formar. Incorporar otras áreas solo si el piloto confirma utilidad y ahorro.

Qué significan las cifras

El total redondeado es de 690 horas al año: 17.250 € de capacidad de trabajo a 25 €/hora. Ese tiempo podría dedicarse a proyectos, clientes e incorporaciones. No equivale automáticamente a reducir gastos. El Estudio concretaría licencias, mantenimiento e implantación antes de calcular el retorno.