Coneixement intern · 30 persones

Trobar allò que l’organització ja sap

Exemples il·lustratius amb organitzacions tipus. No corresponen a clients reals; les xifres són hipòtesis, no resultats mesurats.

690 h/any · Temps potencial recuperat

L’organització

Una empresa de serveis de 30 persones té els procediments repartits entre carpetes compartides, correus, documents i converses. Hi ha manuals, però costa saber quin està actualitzat. Per trobar una plantilla, tramitar una compra o recuperar allò acordat en un projecte, l’equip acaba preguntant a les mateixes dues o tres persones.

El repte

Trobar la informació porta més temps que tornar-la a preguntar. Les interrupcions frenen qui millor coneix l’empresa; la resta perd temps cercant documents i reconstruint antecedents. Incorporar algú nou exigeix explicar una vegada i una altra els mateixos processos.

Què analitzaríem a l’Estudi

1. Qüestionari per àrees: quina informació necessita cada equip i on la cerca.
2. Entrevista amb exemples en pantalla: localitzar un procediment, preparar una reunió i resoldre un dubte intern.
3. Segona volta per mesurar cerques, interrupcions i preparació d’informació.
4. Proves d’eines per comprovar respostes, fonts, permisos i comportament davant de documents contradictoris.

Un assistent amb respostes comprovables

Proposaríem un assistent de coneixement intern connectat només a fonts revisades i autoritzades. Abans caldria retirar versions obsoletes, revisar accessos i assignar un responsable de mantenir cada procediment. Començaríem per l’entorn que l’empresa ja paga i escolliríem l’eina després de provar-la amb els seus documents.

L’equip podria preguntar:

• Com se sol·licita una compra i qui l’ha d’aprovar?
• On és la plantilla vigent per obrir un projecte?
• Pots resumir les decisions i tasques pendents d’aquest projecte amb enllaços als documents?

L’assistent hauria de mostrar les fonts i avisar quan falti informació o trobi contradiccions, perquè cada resposta es pugui comprovar.

Hipòtesis de temps recuperat

• Cerques: 20 persones que passen de deu a cinc minuts al dia cercant procediments, plantilles i antecedents: unes 383 hores l’any.
• Dubtes repetits: tres responsables que passen de vint a deu minuts diaris responent consultes internes: 115 hores l’any.
• Resums i traspassos: deu documents setmanals que passen de quaranta a quinze minuts cadascun, inclosa la revisió: unes 192 hores l’any.

Són tasques diferents: no sumaríem dues vegades el mateix temps. El càlcul utilitza 46 setmanes i cinc dies laborables per setmana.

Què evitaríem

Pujar totes les carpetes a un xat sense revisar contingut i permisos: més documents també poden multiplicar els errors. A la primera fase tampoc permetríem que l’assistent aprovés despeses o modifiqués registres.

Full de ruta proposat a 90 dies

1. Mes 1 · Ordenar i delimitar. Seleccionar els processos més consultats i revisar documents i permisos.
2. Mes 2 · Pilot. Provar amb un equip petit i registrar respostes útils, errors i preguntes sense resoldre.
3. Mes 3 · Ampliar i formar. Incorporar altres àrees només si el pilot confirma utilitat i estalvi.

Què signifiquen les xifres

El total arrodonit és de 690 hores l’any: 17.250 € de capacitat de treball a 25 €/hora. Aquest temps es podria dedicar a projectes, clients i incorporacions. No equival automàticament a reduir despeses. L’Estudi concretaria llicències, manteniment i implantació abans de calcular el retorn.