Industria · 25 personas

Presupuestos, facturas y partes sin cambiar de programa

Ejemplos ilustrativos con organizaciones tipo. No corresponden a clientes reales; las cifras son hipótesis, no resultados medidos.

1.092 h/año · Tiempo potencial recuperado

La organización

Taller de fabricación y montaje a medida con 25 personas: tres en oficina, una dedicada a presupuestos, doce técnicos entre taller y obra y el resto en producción. Trabajan con Excel, un programa de contabilidad y el correo.

El reto

Cada presupuesto tarda entre tres y cuatro días en salir y algunos encargos se pierden por responder tarde. La oficina también dedica horas a teclear facturas de proveedores y pasar a limpio los partes que llegan en papel.

Qué analizaríamos en el Estudio

1. Cuestionario por áreas: dirección, oficina y responsable de taller.
2. Entrevista de revisión de 75 minutos, mostrando los procesos en pantalla.
3. Segunda vuelta para confirmar volúmenes de presupuestos, facturas y partes.
4. Análisis y pruebas de herramientas candidatas con ejemplos de trabajo sin datos sensibles.

Procesos y propuesta de mejora

• Presupuestos: 15 a la semana, preparados desde cero en Excel, a 90 minutos cada uno: 1.035 horas al año. Un asistente redactaría el borrador desde la petición del cliente y las plantillas propias. El objetivo sería bajar a 30 minutos y responder en 24 horas: unas 690 horas recuperadas al año.
• Facturas: 70 a la semana, a cuatro minutos cada una: unas 215 horas al año. Un lector conectado al programa contable permitiría automatizar el 80 % del registro, con revisión de la oficina: unas 172 horas recuperadas.
• Partes: doce técnicos, cinco partes semanales por persona, a diez minutos cada uno: 460 horas al año. Dictarlos desde el móvil y convertirlos en texto reduciría a la mitad la dedicación y ayudaría a evitar pérdidas: 230 horas recuperadas.

Qué evitaríamos

Cambiar todo el programa de gestión y migrar los datos si tres herramientas pequeñas conectadas a lo que ya se usa resuelven las necesidades. Antes de proponer una sustitución, compararíamos su coste y esfuerzo con esta alternativa.

Hoja de ruta propuesta a 90 días

1. Mes 1 · Facturas. Empezar por el proceso más rápido de implantar y con menor riesgo.
2. Mes 2 · Presupuestos. Preparar plantillas propias y formar a la persona que los elabora.
3. Mes 3 · Partes por voz. Probar con tres técnicos y ampliar al equipo solo si el piloto funciona.

Qué significan las cifras

El escenario suma unas 1.092 horas al año. A 25 €/hora son unos 27.300 € de capacidad de trabajo. Las herramientas se estiman en 250 €/mes (3.000 €/año), dejando unos 24.300 € de valor de tiempo tras licencias, antes del Estudio, la implantación y el mantenimiento. No son ahorros de caja garantizados. La referencia de unos dos meses para recuperar el Estudio y el primer año de herramientas es orientativa: no incluye la implantación y supone que se alcanza el ahorro previsto.