Indústria · 25 persones

Pressupostos, factures i comunicats sense canviar de programa

Exemples il·lustratius amb organitzacions tipus. No corresponen a clients reals; les xifres són hipòtesis, no resultats mesurats.

1.092 h/any · Temps potencial recuperat

L’organització

Taller de fabricació i muntatge a mida amb 25 persones: tres a l’oficina, una dedicada a pressupostos, dotze tècnics entre taller i obra i la resta a producció. Treballen amb Excel, un programa de comptabilitat i el correu.

El repte

Cada pressupost triga entre tres i quatre dies a sortir i alguns encàrrecs es perden per respondre tard. L’oficina també dedica hores a introduir factures de proveïdors i passar a net els comunicats que arriben en paper.

Què analitzaríem a l’Estudi

1. Qüestionari per àrees: direcció, oficina i responsable de taller.
2. Entrevista de revisió de 75 minuts, mostrant els processos en pantalla.
3. Segona volta per confirmar volums de pressupostos, factures i comunicats.
4. Anàlisi i proves d’eines candidates amb exemples de feina sense dades sensibles.

Processos i proposta de millora

• Pressupostos: 15 a la setmana, preparats des de zero a Excel, a 90 minuts cadascun: 1.035 hores l’any. Un assistent redactaria l’esborrany a partir de la petició del client i les plantilles pròpies. L’objectiu seria baixar a 30 minuts i respondre en 24 hores: unes 690 hores recuperades l’any.
• Factures: 70 a la setmana, a quatre minuts cadascuna: unes 215 hores l’any. Un lector connectat al programa comptable permetria automatitzar el 80 % del registre, amb revisió de l’oficina: unes 172 hores recuperades.
• Comunicats: dotze tècnics, cinc comunicats setmanals per persona, a deu minuts cadascun: 460 hores l’any. Dictar-los amb el mòbil i convertir-los en text reduiria a la meitat la dedicació i ajudaria a evitar pèrdues: 230 hores recuperades.

Què evitaríem

Canviar tot el programa de gestió i migrar les dades si tres eines petites connectades al que ja s’utilitza resolen les necessitats. Abans de proposar una substitució, compararíem el cost i l’esforç amb aquesta alternativa.

Full de ruta proposat a 90 dies

1. Mes 1 · Factures. Començar pel procés més ràpid d’implantar i amb menys risc.
2. Mes 2 · Pressupostos. Preparar plantilles pròpies i formar la persona que els elabora.
3. Mes 3 · Comunicats per veu. Provar amb tres tècnics i ampliar a l’equip només si el pilot funciona.

Què signifiquen les xifres

L’escenari suma unes 1.092 hores l’any. A 25 €/hora són uns 27.300 € de capacitat de treball. Les eines s’estimen en 250 €/mes (3.000 €/any), deixant uns 24.300 € de valor de temps després de llicències, abans de l’Estudi, la implantació i el manteniment. No són estalvis de caixa garantits. La referència d’uns dos mesos per recuperar l’Estudi i el primer any d’eines és orientativa: no inclou la implantació i suposa que s’assoleix l’estalvi previst.