Servicios profesionales · 12 personas

Menos trabajo repetitivo en una gestoría

Ejemplos ilustrativos con organizaciones tipo. No corresponden a clientes reales; las cifras son hipótesis, no resultados medidos.

915 h/año · Tiempo potencial recuperado

La organización

Una gestoría fiscal, laboral y contable de 12 personas, con dos socios, ocho técnicos y dos personas en administración. Utiliza su programa de gestoría, correo, WhatsApp y carpetas compartidas.

El reto

Los cierres trimestrales y la campaña de la renta saturan al equipo. Buena parte del día se dedica a responder preguntas repetidas y registrar uno a uno los tickets y facturas que envían los clientes. En este escenario, varias personas también usan cuentas personales de ChatGPT para redactar correos con datos de clientes: un riesgo que habría que abordar primero.

Qué analizaríamos en el Estudio

1. Cuestionario a socios, técnicos y administración.
2. Entrevista de revisión de 90 minutos con un técnico de cada área.
3. Segunda vuelta para medir cuántas consultas y documentos entran cada semana.
4. Pruebas de herramientas con consultas y documentos de trabajo sin datos personales.

Procesos y propuesta de mejora

• Consultas: 150 a la semana por correo y WhatsApp, a seis minutos cada una: 690 horas al año. Una base de preguntas frecuentes y un asistente prepararían respuestas y borradores. El técnico revisaría y enviaría en la mitad de tiempo: 345 horas recuperadas.
• Documentos: 400 tickets y facturas semanales, a dos minutos cada uno: unas 613 horas al año. La lectura y clasificación automática, con validación del técnico, reduciría el trabajo un 75 %: unas 460 horas recuperadas.
• Circular semanal: cuatro horas para resumir novedades fiscales: 184 horas al año. La preparación asistida del resumen y el borrador bajaría a menos de dos horas semanales: unas 110 horas recuperadas al año.

Primero, controlar el uso de datos

Propondríamos cuentas de empresa, alojamiento de datos en la UE, contrato de encargado de tratamiento y una política interna que defina qué datos se pueden compartir. Habría que comprobar las condiciones de cada herramienta y las obligaciones de secreto profesional y RGPD; disponer de una cuenta de empresa no garantiza por sí solo el cumplimiento.

Qué evitaríamos

Un chatbot en la web que conteste consultas fiscales sin supervisión. Un error puede tener consecuencias importantes: la IA prepararía los borradores, pero siempre los revisaría y enviaría un técnico.

Hoja de ruta propuesta a 90 días

1. Mes 1 · Cuentas y política. Abordar primero el riesgo de datos de las cuentas personales.
2. Mes 2 · Documentos. Preparar la lectura automática antes del siguiente cierre trimestral.
3. Mes 3 · Consultas y circular. Crear la base de respuestas y las plantillas de borrador.

Qué significan las cifras

Las 915 horas al año equivalen a unos 20.100 € de capacidad a 22 €/hora. Las herramientas se estiman en 180 €/mes (2.160 €/año): quedarían unos 18.000 € de valor de tiempo tras licencias, antes del Estudio, la implantación y el mantenimiento. No son ahorros de caja garantizados. La referencia de algo más de dos meses para recuperar el Estudio y el primer año de herramientas es orientativa, no incluye la implantación y depende de alcanzar el ahorro previsto.