Serveis professionals · 12 persones

Menys feina repetitiva en una gestoria

Exemples il·lustratius amb organitzacions tipus. No corresponen a clients reals; les xifres són hipòtesis, no resultats mesurats.

915 h/any · Temps potencial recuperat

L’organització

Una gestoria fiscal, laboral i comptable de 12 persones, amb dos socis, vuit tècnics i dues persones d’administració. Utilitza el seu programa de gestoria, correu, WhatsApp i carpetes compartides.

El repte

Els tancaments trimestrals i la campanya de la renda saturen l’equip. Bona part del dia es dedica a respondre preguntes repetides i registrar un per un els tiquets i les factures dels clients. En aquest escenari, diverses persones també utilitzen comptes personals de ChatGPT per redactar correus amb dades de clients: un risc que caldria abordar primer.

Què analitzaríem a l’Estudi

1. Qüestionari a socis, tècnics i administració.
2. Entrevista de revisió de 90 minuts amb un tècnic de cada àrea.
3. Segona volta per mesurar quantes consultes i documents entren cada setmana.
4. Proves d’eines amb consultes i documents de feina sense dades personals.

Processos i proposta de millora

• Consultes: 150 a la setmana per correu i WhatsApp, a sis minuts cadascuna: 690 hores l’any. Una base de preguntes freqüents i un assistent prepararien respostes i esborranys. El tècnic els revisaria i enviaria en la meitat de temps: 345 hores recuperades.
• Documents: 400 tiquets i factures setmanals, a dos minuts cadascun: unes 613 hores l’any. La lectura i classificació automàtica, amb validació del tècnic, reduiria la feina un 75 %: unes 460 hores recuperades.
• Circular setmanal: quatre hores per resumir novetats fiscals: 184 hores l’any. La preparació assistida del resum i l’esborrany baixaria a menys de dues hores setmanals: unes 110 hores recuperades l’any.

Primer, controlar l’ús de dades

Proposaríem comptes d’empresa, allotjament de dades a la UE, contracte d’encarregat del tractament i una política interna que defineixi quines dades es poden compartir. Caldria comprovar les condicions de cada eina i les obligacions de secret professional i RGPD; tenir un compte d’empresa no garanteix per si sol el compliment.

Què evitaríem

Un chatbot al web que respongui consultes fiscals sense supervisió. Un error pot tenir conseqüències importants: la IA prepararia els esborranys, però sempre els revisaria i enviaria un tècnic.

Full de ruta proposat a 90 dies

1. Mes 1 · Comptes i política. Abordar primer el risc de dades dels comptes personals.
2. Mes 2 · Documents. Preparar la lectura automàtica abans del tancament trimestral següent.
3. Mes 3 · Consultes i circular. Crear la base de respostes i les plantilles d’esborrany.

Què signifiquen les xifres

Les 915 hores l’any equivalen a uns 20.100 € de capacitat a 22 €/hora. Les eines s’estimen en 180 €/mes (2.160 €/any): quedarien uns 18.000 € de valor de temps després de llicències, abans de l’Estudi, la implantació i el manteniment. No són estalvis de caixa garantits. La referència de poc més de dos mesos per recuperar l’Estudi i el primer any d’eines és orientativa, no inclou la implantació i depèn d’assolir l’estalvi previst.